Salah satu dampak dari adanya pandemi Covid-19 adalah banyak perusahaan yang mulai menerapkan workplace flexibility. Dengan begitu, karyawan bisa menyesuaikan lokasi maupun waktu kerja mereka.

Seiring dengan majunya teknologi, sistem kerja ini banyak diterapkan oleh berbagai perusahaan karena banyak manfaatnya. Meskipun begitu, dalam penerapannya banyak tantangan yang harus dihadapi. Simak seperti apa sistem kerja fleksibel, berikut ini:

Apa Itu Workplace Flexibility?

Hal pertama yang harus dibahas adalah workplace flexibility definition, sebelum mengetahui berbagai manfaat dan juga tantangan dalam penerapannya.

Fleksibilitas ruang kerja merupakan suatu sistem dimana perusahaan memberikan sebagian atau kebebasan penuh pada karyawannya untuk memilih waktu, lokasi, dan cara mereka bekerja untuk memenuhi tujuan perusahaan.

Ada banyak variasi sistem kerja fleksibilitas yang diterapkan perusahaan. Namun, semuanya tergantung kebutuhan dan tujuan perusahaan.

Salah satu workplace flexibility examples, yaitu perusahaan menerapkan WFA atau work from anywhere, jenis fleksibilitas tempat kerja yang sedang populer diterapkan sekarang ini.

Atau, opsi lainnya adalah condensed schedules, di mana perusahaan memberi kebijakan karyawannya untuk dapat bekerja selama 40 jam dalam seminggu dan waktu kurang dari 5 hari. Dengan begitu, karyawan dapat memperoleh hari libur lebih banyak daripada sistem kerja konvensional.

Pada kedua sistem kerja tersebut, perusahaan lebih menekankan karyawan untuk dapat menyelesaikan tugasnya daripada keharusan bekerja di kantor dalam jumlah jam tertentu dan pada waktu tertentu dalam sehari. Artinya, sistem kerja ini sangat berbeda dengan sistem kerja konvensional.

Oleh karena itu, sistem ini melibatkan perusahaan untuk lebih memperhatikan karyawannya karena bagaimanapun mereka juga memiliki kehidupan di luar pekerjaan. Dengan begitu, perusahaan membuat kebijakan untuk membantu karyawan untuk dapat memenuhi tuntutannya, baik kehidupan profesional maupun pribadi.

Manfaat Workplace Flexibility bagi Bisnis Anda

Penerapan fleksibilitas ruang kerja bermanfaat bagi bisnis yang sedang dijalankan. Adapun manfaat dari fleksibilitas ruang kerja adalah sebagai berikut:

1. Meningkatkan Produktivitas

Setiap karyawan memiliki jam kerjanya masing-masing yang ditentukan sendiri. Oleh karena itu, mereka lebih bisa memenuhi kebutuhan pribadi sehingga dapat lebih produktif di tempat kerja.

Karyawan yang produktif dapat berkolaborasi dengan kolega maupun pelanggan sehingga kinerja seluruh tim dapat meningkat. Dari sisi bisnis, produktivitas karyawan dapat membuka banyak peluang untuk kemajuan bisnis yang dijalankan.

Misalnya, alih-alih hanya memenuhi jam kerja, dengan menerapkan sistem kerja fleksibel, maka karyawan dapat fokus menyelesaikan pekerjaannya berdasarkan kualitas dan deadline yang ditentukan perusahaan.

2. Meningkatkan Kreativitas dan Inovasi

Beberapa orang dapat bekerja dengan efisien di pagi hari, sementara yang lainnya menemukan waktu terbaiknya di malam hari. Maka, salah satu workplace flexibility benefits adalah karyawan dapat memilih jadwal mereka sendiri, sehingga dapat meningkatkan tingkat kreativitas dan inovasi.

Hal ini tentu dapat membantu bisnis menjadi terus maju dan berkembang. Misalnya, ketika sistem kerja konvensional mengharuskan karyawannya datang ke kantor dan perlu menempuh beberapa waktu untuk sampai ke kantor.

Dengan menerapkan sistem kerja fleksibel, mereka dapat menggunakan waktu tersebut untuk melakukan hal yang lebih penting. Sehingga karyawan memiliki lebih banyak waktu untuk terus berkreasi dan berinovasi atas pekerjaan mereka.

3. Meningkatkan Kepuasaan Karyawan

Karyawan dengan sistem kerja yang fleksibel memiliki keseimbangan kehidupan kerja yang lebih sehat. Hal ini tentu berpengaruh pada kepuasaan atas pekerjaan mereka.

Dengan begitu, lingkungan kerja juga menjadi lebih positif dan produktif. Meningkatnya kepuasan karyawan, juga membuat mereka bisa bekerja lebih efisien dan peduli terhadap pekerjaan.

4. Mengurangi Biaya Operasional

Sistem kerja yang fleksibel dapat membantu perusahaan mengurangi biaya operasional. Misalnya, ketika menerapkan waktu istirahat yang tidak terbatas, maka pemilik bisnis dapat menghindari keharusan mereka memberi tunjangan “uang makan”.

Selain itu, ketika suatu perusahaan menerapkan WFH/WFA, maka perusahaan dapat menghemat uang untuk menyewa ruang kantor atau membeli perlengkapan kerja untuk karyawan.

5. Meningkatnya Kepuasan Pelanggan

Dengan mengimplementasikan sistem kerja yang fleksibel, perusahaan dapat dengan cepat mempekerjakan karyawan di berbagai lokasi geografis. Hal ini tentu memberikan layanan yang lebih baik pada pelanggan, dengan biaya operasional yang lebih rendah.

Karyawan bisa bekerja dalam shift yang fleksibel dan lintas zona waktu berbeda sehingga memungkinkan perusahaan bisa menyediakan layanan sepanjang waktu. Hal ini dapat membantu perusahaan dalam mendapatkan lebih banyak pelanggan dan memperluas bisnis yang dirintis.

Tantangan dalam Menerapkan Workplace Flexibility

Berbagai manfaat yang dimiliki sistem kerja fleksibel tidak terlepas dari berbagai tantangan yang akan ditemui ketika suatu perusahaan menerapkannya. Adapun tantangan yang akan dihadapi adalah sebagai berikut:

1. Manajemen Karyawan Jarak Jauh

Beberapa kekurangan dalam mengimplementasikan workplace flexibility adalah kurangnya pengawasan secara langsung sehingga perusahaan khawatir jika karyawan tidak bekerja efisien.

Kemudian, ketika menerapkan kerja remote, misalnya, karyawan seringkali merasa kesepian karena tidak ada interaksi sosial di dalamnya. Belum lagi adanya distraksi yang muncul ketika karyawan tidak bekerja secara formal di kantor.

Namun, untuk mengatasinya, perusahaan bisa mulai menerapkan check-in harian yang terstruktur dan menyediakan beberapa pilihan tools digital untuk memudahkan komunikasi.

2. Keamanan Informasi

Penggunaan teknologi berperan besar dalam sistem kerja yang satu ini. Oleh karena itu, tantangannya adalah menjaga data perusahaan agar tetap aman. Solusinya adalah dengan hire karyawan yang paham IT, maupun mulai menerapkan sistem sandi atau autentikasi ketika ingin mengakses sistem internal perusahaan.

3. Kesulitan dalam Menjaga Keterlibatan Karyawan

Perusahaan memiliki kekhawatiran jika karyawannya tidak bekerja keras ketika menerapkan ruang kerja fleksibel. Namun, perusahaan bisa mulai untuk menerapkan diskusi virtual rutin dengan menggunakan tools digital yang terintegrasi. Hal ini akan mendorong kolaborasi dan keterlibatan karyawan.

Cara Menerapkan Workplace Flexibility di Bisnis Anda

Menerapkan sistem kerja fleksibel butuh perencanaan yang cermat dan pelaksanaan yang tepat. Langkah awal yang bisa dilakukan perusahaan adalah dengan bekerja sama dengan departemen SDM untuk mendiskusikan rencana perusahaan atas kebijakan baru yang ingin diterapkan.

Kemudian, berikan pelatihan pada SDM, yang paling penting adalah manajer. Pastikan mereka memahami bagaimana alur kerja dengan sistem fleksibel.

Selanjutnya, sebelum meluncurkan sistem kerja fleksibel berskala penuh, lakukan program uji coba menggunakan satu departemen terlebih dahulu. Lakukan evaluasi secara menyeluruh sebelum menerapkannya ke seluruh departemen.

Kemudian, perusahaan juga harus memahami jika tidak semua karyawan cocok dengan sistem kerja tersebut. Perusahaan sebaiknya mempertimbangkan tunjangan lain yang bisa ditawarkan pada karyawan yang tidak cocok dengan pekerjaan fleksibel.

Selanjutnya, tentukan tools digital yang digunakan perusahaan untuk mengevaluasi kinerja karyawan atau mendukung pekerjaan karyawan. Pastikan seluruh karyawan bisa mengoperasikannya sebelum secara penuh mengimplementasikan sistem kerja fleksibel.

Dari ulasan tersebut bisa diketahui jika workplace flexibility memiliki berbagai manfaat, antara lain meningkatkan produktivitas, kepuasan karyawan, dan berujung pada keberhasilan bisnis. Namun, perusahaan harus siap dalam segala resiko dan tantangannya ketika ingin menerapkan sistem kerja tersebut.