Perkembangan teknologi yang semakin maju membuat perusahaan juga harus beradaptasi dengan menciptakan lingkungan ramah digital. Salah satu caranya adalah dengan mengimplementasikan digital workplace.
Ini adalah konsep dalam tata kelola bisnis yang memanfaatkan teknologi secara optimal. Konsep ini juga semakin populer digunakan karena dinilai dapat meningkatkan produktivitas perusahaan dan SDM. Simak ulasan mengenai digital workplace, berikut ini:
Apa Itu Digital Workplace?
Di era yang serba digital seperti sekarang membuat semua aspek kehidupan berubah, termasuk dalam lingkungan kerja sekalipun. Teknologi dimanfaatkan semaksimal mungkin untuk kemajuan perusahaan dan meningkatkan produktivitas SDM.
Dari situlah muncul ruang kerja digital yaitu suatu evolusi tempat kerja yang mengaplikasikan ruang kerja digital untuk memenuhi tugas kerja. Adapun teknologi yang digunakan adalah virtual meeting, instant messaging, social media tools, dan lain-lain.
Di ruang kerja digital, teknologi memiliki peran yang esensial. Pasalnya, teknologi bersifat dapat menembus ruang dan waktu sehingga konsep ini dinilai dapat meningkatkan kecepatan dan efisiensi waktu kerja. Teknologi yang dipakai tersebut kemudian dapat mengintegrasikan kinerja karyawan sehingga saluran komunikasi menjadi lebih lancar, adanya otomatisasi tugas, dan masih banyak lagi.
Dengan begitu, sebagai karyawan sebaiknya bersiap untuk beradaptasi, misalnya dengan mengetahui kemampuan yang dibutuhkan perusahaan yang berbasis teknologi. Kemudian, perusahaan juga harus pandai mengintegrasikan berbagai macam tools yang digunakan untuk mendukung konektivitas dan kolaborasi online antar karyawan.
Manfaat Digital Workplace Bagi Perusahaan
Penerapan ruang kerja digital tentu bermanfaat untuk membuka peluang pangsa pasar yang lebih luas. Adapun manfaat lainnya adalah sebagai berikut:
1. Meningkatkan Efisiensi Kerja
Ruang kerja digital dinilai dapat meningkatkan efisiensi kerja. Misalnya, dengan penggunaan teknologi yang terintegrasi dan data terpusat, pemrosesan dokumen menjadi lebih cepat dan menghemat waktu.
2. Mengurangi Biaya Operasional
Manfaat lainnya dalam mengaplikasikan digital workplace adalah menghemat biaya operasional. Pasalnya, perusahaan tidak perlu membayar operasional kantor fisik, seperti sewa kantor, listrik, dan lain-lain. Dengan begitu, biaya tersebut dapat digunakan untuk kebutuhan perusahaan lainnya yang lebih penting.
3. Meningkatkan Produktivitas
Menerapkan ruang kerja digital dapat membuat pekerjaan lebih produktif dan menjauhkan perusahaan dari keterlambatan kerja. Misalnya, perusahaan dapat mengaplikasikan Chatbot sehingga pelanggan lebih cepat mendapat informasi yang diperlukan.
Kemudian, perusahaan menjadi lebih produktif karena tidak overlap ketika menjawab pertanyaan dari pelanggan. Chatbot juga mengurangi kesalahan yang biasanya dilakukan karyawan.
4. Mendorong Keterlibatan Karyawan
Kelebihan ruang kerja digital adalah meningkatkan keterlibatan karyawan. Pasalnya, dalam ruang kerja digital menggunakan sistem yang saling terintegrasi sehingga komunikasi menjadi lancar dan memudahkan karyawan dalam mengakses data.
5. Meningkatkan Kepuasan Pelanggan
Teknologi yang dipakai pada ruang kerja digital mampu memberikan kepuasan pelanggan yang lebih baik. Misalnya, ketika perusahaan menggunakan Chatbot yang selalu siap sedia 24 jam non stop, sehingga bisa menjawab pertanyaan pelanggan kapanpun.
Kemudian, Chatbot juga dapat bekerja secara otomatis sehingga ketika pelanggan mengajukan sesuatu, seperti komplain atau refund, bisa lebih cepat dilakukan. Meskipun fungsinya masih perlu di back up oleh manusia namun kehadirannya dapat meningkatkan layanan pelanggan.
Manfaat Digital Workplace Bagi Karyawan
Tidak hanya perusahaan, pengaplikasikan ruang kerja digital juga bermanfaat bagi karyawan. Simak apa saja manfaatnya, di bawah ini:
1. Fleksibilitas Tempat dan Waktu
Ruang kerja digital dapat memberikan fleksibilitas dan pengalaman yang positif pada karyawan. Dengan menerapkan konsep ruang kerja digital, karyawan bisa bekerja dimanapun dan kapanpun mereka mau.
Hal ini diharapkan karyawan lebih loyal pada perusahaan dan bekerja lebih produktif. Contohnya adalah ketika ada jadwal meeting. Mereka cukup menghadirinya menggunakan Zoom/ Google Meet tanpa perlu repot pergi ke venue sehingga lebih fokus pada esensi meeting itu sendiri.
2. Meningkatkan Kreativitas
Mengaplikasikan ruang kerja digital mampu membantu karyawan bekerja lebih kreatif. Pasalnya, konsep kerja ini mendukung karyawan punya lebih banyak waktu dalam berinovasi dan membawa dampak yang besar bagi perusahaannya.
3. Mendorong Kolaborasi
Untuk memperbuat kolaborasi antar karyawan atau pelangaan, perusahaan dapat menggunakan konsep ruang kerja digital. Misalnya, ketika mengadakan seminar, perusahaan cukup menggunakan livestream.
Teknologi tersebut memiliki beberapa fitur, seperti polling, Question and Answer, dan live caption yang mampu mendorong kolaborasi, tidak hanya sebatas antar karyawan tetapi juga dengan audiens/ pelanggan perusahaan.
4. Meningkatkan Keseimbangan antara Pekerjaan dan Kehidupan Pribadi
Telah disebutkan sebelumnya jika ruang kerja digital bersifat fleksibel. Dengan demikian, karyawan bisa lebih mudah mengatur waktu mereka sendiri tanpa menyampingkan urusan pekerjaan.
Kemudian, mereka juga lebih bisa menyeimbangkan antara kehidupan pribadi dan pekerjaan. Misalnya, ketika memiliki project anta tim, mereka bisa menggunakan Google Drive untuk bisa saling berkolaborasi tanpa harus bertemu secara langsung dan memakan banyak waktu.
Tantangan dalam Implementasi Digital Workplace
Di atas telah disebutkan bahwa ada banyak manfaat pengaplikasian ruang kerja digital yang tidak hanya di sisi perusahaan, namun juga karyawan. Meskipun begitu, dalam pengimplementasiannya terdapat berbagai tantangan tersendiri, yaitu:
1. Kebutuhan Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Ruang kerja digital memanfaatkan teknologi untuk mengembangkan bisnis suatu perusahaan. Namun, karyawan pada perusahaan tersebut juga harus memiliki kemampuan untuk dapat beradaptasi dengan teknologi yang dipakai.
Oleh karena itu, perusahaan sebaiknya menyediakan pelatihan dan pengembangan karyawan agar bisa beradaptasi dan menggunakan teknologi yang digunakan perusahaan.
2. Perubahan Budaya Perusahaan
Banyak yang beranggapan jika mengaplikasikan ruang kerja digital menggunakan teknologi yang mutakhir adalah kunci menjalankan bisnis yang sukses di era digital.
Namun, kenyataannya penggunaan teknologi perlu mempertimbangkan kemampuan perusahaan dalam beradaptasi dengan perubahan yang ada.
Untuk mengatasinya, perusahaan perlu melakukan komunikasi secara efektif dan menyeluruh. Kemudian, mendorong para karyawan maupun pelanggan untuk mulai membiasakan diri dengan teknologi yang dipakai perusahaan.
3. Rentannya Masalah Keamanan Data
Ancaman besar dalam ruang kerja digital adalah kejahatan cyber yang terus meningkat. Untuk permasalahan ini, antisipasi yang bisa dilakukan perusahaan misalnya dengan menggunakan autentifikasi ulang setiap kali mengakses sistem internal perusahaan.
Cara Mengimplementasikan Digital Workplace
Konsep ruang kerja digital tidak harus dilakukan secara virtual sepenuhnya. Namun, perusahaan bisa mulai mengimplementasikan digital workplace strategy yang sederhana.
Langkah awal bisa dimulai dengan membuat rencana manajamen dan strategi ruang kerja digital yang dapat disesuaikan dengan budaya dan infrastruktur perusahaan. Kemudian, identifikasi kebutuhan perusahaan dan mencari tools digital yang mampu mendukung pekerjaan tersebut.
Ketika perusahaan ingin mengadopsi konsep ruang kerja digital, perusahaan juga harus menyiapkan manajemen perusahaan yang mendukung kolaborasi dan konektivitas serta menyusun mitigasi risiko.
Kemudian, perusahaan juga dapat memberikan pelatihan pada karyawan agar dapat mengoperasikan tools digital yang digunakan. Atau, perusahaan melakukan perekrutan karyawan baru sebagai tambahan tenaga IT secara lebih terencana.
Dengan demikian, perusahaan tidak perlu bertransformasi secara menyeluruh dalam menerapkan ruang kerja digital. Namun, perusahaan bisa memilih untuk menerapkannya secara bertahap.
Misalnya, jika perusahaan memiliki kebiasaan menyimpan data secara fisik, cobalah mengubahnya ke cloud service untuk mengarsip data perusahaan. Kemudian, koordinasi dapat dilakukan menggunakan instant messenger atau collaboration tools.
Itulah ulasan yang menarik tentang digital workplace yang dapat menjaga kreativitas dan kepuasan karyawan sehingga mempengaruhi kemajuan perusahaan. Konsep ini juga menjadi solusi yang efektif untuk meningkatkan produktivitas dan keberhasilan perusahaan.