Workspace Google merupakan layanan fungsional yang ideal bagi perusahaan yang ingin meningkatkan produktivitasnya. Dengan berbagai layanan dan sistem yang terintegrasi agar bisa menghubungkan kinerja satu dengan yang lainnya.
Google memang sudah menjadi penyedia layanan yang digunakan secara luas. Namun, sayangnya untuk fitur dan layanan workspacenya sendiri. Banyak orang yang kurang familiar dan akhirnya tidak bisa maksimal dalam memanfaatkannya.
Padahal, dengan layanan workspace yang disediakan oleh Google. Setiap orang bisa mendapatkan akses pada berbagai fitur fungsional yang meningkatkan produktivitas. Dalam satu layanan integrasi yang terhubung, memungkinkan banyak orang bekerjasama.
Apa Itu Workspace Google?
Sebagai permulaan, harus dipahami terlebih dahulu apa itu workspace? Terutama layanan yang disediakan oleh Google. Karena seperti yang disebutkan sebelumnya, bahwa tidak banyak orang yang familiar dan bisa maksimal dalam memanfaatkannya.
Workspace artinya sebuah ruang yang disediakan untuk melakukan dan menyelesaikan pekerjaan. Dalam kasus workspace yang disediakan oleh Google adalah workspace yang hadir secara virtual.
Untuk menjalankan fungsi dan manfaatnya itu, workspace dilengkapi dengan berbagai fitur dan layanan. Google menyediakannya dalam berbagai fitur mulai dari Gmail, Google Docs, Google calendar dan berbagai aplikasi dan platform lainnya.
Platform-platform ini memiliki fungsinya masing-masing dan bisa dijalankan sesuai kebutuhan. Namun, platform-platform ini sekaligus bisa saling terhubung karena masih ada dalam satu sistem.
Dengan begitu, pekerjaan di satu platform bisa dihubungkan pada platform lainnya. Contohnya, para pekerja bisa membuka mengirimkan file yang sudah dikerjakan di Google Docs melalui Gmail. Menggunakan Gmail untuk Google Meets dan sebagainya.
Layanan yang tidak lengkap namun juga terintegrasi ini jelas bisa meningkatkan produktivitas dari para pekerja. Selain itu, bisa mendukung kinerja yang kolaboratif dari para pekerja. Para pekerja saling terhubung dengan lebih mudah dan akses yang luas.
Fitur-Fitur Workspace Google Untuk Meningkatkan Produktivitas
Apa fungsi workspace dan fitur-fitur di dalamnya untuk meningkatkan produktivitas. Tentu saja, untuk memaksimalkan fungsi dan keunggulannya layanan ini harus dilengkapi dengan berbagai fitur yang mendukung.
Tidak hanya terdiri dari berbagai platform yang fungsional dan terintegrasi. Workspace Google juga dilengkapi dengan berbagai fitur. Fiturnya pun dijamin akan meningkatkan produktivitas para penggunanya. Berikut adalah berbagai fitur yang bisa dinikmati:
1. Gunakan Satu Email Untuk Berbagai Platform
Walaupun terdiri dari banyak platform dan layanan, para pengguna tidak perlu membuat akun berbeda untuk setiap platform dan layanan yang ingin digunakan. Cukup gunakan satu alamat email dari Gmail saja, untuk semua layanan yang ingin digunakan.
Email yang disediakan oleh Google adalah Gmail yang memiliki akses ke semua platform dan layanan Google. Jika meningkatkan layanan ke paket yang lebih premium, perusahaan juga bisa mendapatkan email yang lebih profesional untuk bisnis.
2. Kolaborasi dengan Karyawan Lain Secara Real Time
Workspace adalah sebuah ruang yang kolaboratif, artinya satu ruang bisa digunakan banyak orang untuk bekerja sama dalam menyelesaikan suatu perusahaan. Beberapa orang bisa menggarap satu file secara bersamaan dalam satu waktu.
Tidak ada lagi waktu yang terbuang untuk kompilasi file setelah dikerjakan secara terpisah. Kemajuan pengerjaan, perbaikan, dan update yang dilakukan bisa terpantau dalam satu platform dan file tunggal namun dengan akses yang lebih luas.
3. Simpan File Tanpa Batas
Workspace Google memiliki layanan Google Drive sebagai platform penyimpanan file digital. Perusahaan yang menjalankan bisnisnya, pastinya butuh untuk menyimpan berbagai file dan berkas. Butuh ruang dan kapasitas yang besar untuk melakukannya.
Google Drive bisa menjadi ruang untuk menyimpan dari dokumen-dokumen tersebut. Ruang penyimpanannya sangat besar, bahkan bisa dikatakan tidak terbatas. Tidak hanya sekedar menyimpan, dengan Google Drive akan lebih mudah membagikan berkas.
Berkas yang disimpan pun bisa dalam berbagai format dan ukuran. Akses bisa diatur sesuai dengan orang yang membutuhkan berkas tersebut.
4. Pengalaman Antarmuka yang Terintegrasi
Google mengusung konsep antarmuka yang terintegrasi. Hal ini membuat layanan dalam Workspace Google bisa mendukung berbagai kebutuhan kerja. Semua akses dan kebutuhan kerja online dan mudah diakses dari manapun.
Banyak sekali fitur dari Workspace yang bisa mendukung produktivitas para pengguna. Fitur-fitur di atas akan bisa dinikmati, jika para pengguna memilih untuk menggunakan layanan ini.
Contoh Penggunaan Workspace Google Untuk Meningkatkan Produktivitas
Dengan banyaknya platform dan layanan yang terhubung, para pengguna mungkin masih bingung dengan penggunaan workspace ini. Berikut ada beberapa contoh konkrit untuk para pengguna yang belum terlalu familiar dengan penggunaan workspace dari Google:
- Membuat dokumen dengan Google Docs.
- Menyimpan berbagai berkas dan file penting dengan Google Drive.
- Rapat virtual dengan klien atau karyawan dengan Google Meet.
- Atur dan integrasikan acara dan event dengan Google Calendar.
- Terima semua email dan kelola pesan dengan layanan Gmail.
- Buat presentasi yang menarik dan mudah dibagikan dengan Google Slides.
- Jangan lewatkan event dan acara penting dengan Google Alerts.
Seperti yang sempat disebutkan, masing-masing platform workspace Google memiliki fungsinya tersendiri. Seperti Google Docs untuk dokumen, Google Drive untuk penyimpanan dan sebagainya.
Namun, antar platform bisa dihubungan dengan satu akun. Jadi, fungsi dan penggunaannya bisa menjadi satu dalam satu akses. Hal ini memudahkan para pengguna untuk bertukar file, mengerjakan file bersama, dan berbagai aktivitas produktif lain.
Cara Memulai Menggunakan Workspace Google Untuk Bisnis
Cara memulai menggunakan Workspace Google sebenarnya sangat mudah. Karena walaupun terdiri dari berbagai banyak platform dan fungsi yang berbeda. Semuanya, bisa diakses dari satu layanan saja.
Sebagai syarat wajib, para pengguna harus memiliki akun Google untuk mengakses semua layanan. Berikut adalah cara untuk memulai agar bisa mengaksesnya:
- Buka layanan Gmail.com pada browser yang digunakan.
- Buat email pada layanan Gmail.com sesuai panduan yang tertera.
- Pada tampilan utama gmail, klik tanda titik-titik berbaris tiga yang ada di kanan layar bagian atas.
- Pada bagian tersebut, akan muncul berbagai produk dan layanan yang disediakan Google.
- Pilih salah satu layanan untuk digunakan dan mulai pekerjaan yang ingin dilakukan.
- Hubungkan satu pekerjaan dengan pekerjaan lain melalui akun yang sudah dibuat.
Karena workspace berfungsi untuk produktivitas yang terintegrasi dan kolaboratif. Tentu saja, penting untuk memiliki satu akun yang menghubungkan berbagai platform. Bisa dikatakan langkah awal menggunakannya adalah memiliki akun Google terlebih dulu.
Jika sudah memiliki akun Google, maka para pengguna bebas menggunakan platform lain. Akun Google biasa memiliki keterbatasan dalam akses, karena itu ada baiknya untuk meningkatkan layanan ke paket yang lebih premium.
Kesimpulan
Dari pembahasan di atas jelas bahwa Workspace yang disediakan oleh Google adalah ruang kerja virtual yang memberikan banyak layanan dan keuntungan. Jika dibandingkan menggunakan platform yang berbeda untuk setiap fungsi.
Dengan Workspace Google cukup satu akses saja dengan berbagai platform dengan fungsi spesifik. Setiap platform terhubung dan bisa dikolaborasi dengan pengguna lain. Selain workspace secara virtual yang bisa dicoba untuk meningkatkan kinerja dan pekerjaan lebih cepat selesai, terdapat juga bentuk fisik workspace di Jakarta yang bisa membantu meningkatkan produktifitas dengan berbagai fasilitasnya.